+48 888 444 441
52 3277 852
  biuro@archiwakujawskopomorskie.pl
Usługi archiwizacyjne
Wsparcie księgowe
Pomoc prawna

  • ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW

    Ustawowym obowiązkiem każdej firmy jest udostępnienie dokumentów w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego, czy ZUS. Potrzeba przechowywania dokumentów sprawia, że z biegiem lat zasób zgromadzonych akt jest coraz większy. Gdy firma jest mała, to sytuacja wydaje się pod kontrolą. Gorzej gdy firma się rozrasta i coraz trudniej o kolejne metry na półkach. Brak miejsca to coraz mniejsza przejrzystość gromadzonych dokumentów co wydłuża czas poszukiwania potrzebnych materiałów.

    Głównym celem archiwizacji jest uporządkowanie zasobów archiwalnych, wydzielenie materiałów niearchiwalnych przeznaczonych do zniszczenia, a w przypadku dokumentów przeznaczonych do obowiązkowego przechowywania, nadanie im odpowiedniej kategorii archiwistycznej, od której ściśle zależy obowiązkowy okres składowania.

    Końcowa faza archiwizacji to przygotowanie materiałów archiwalnych do długoletniego przechowywania. Zwłaszcza w przypadku dokumentów kadrowo płacowych gdzie obowiązkowy okres przechowywania to 50 lat, sposób przygotowania dokumentów ma zasadnicze znaczenie dla trwałości zasobów archiwalnych.

     

     

    W ramach usługi archiwizacyjnej oferujemy:arch

    • Archiwizacji dokumentów księgowych, oraz kadrowo-płacowych

    • Archiwizacji dokumentacji technicznych oraz innych materiałów archiwalnych.

    • Archiwizacji dokumentacji kategorii A, wraz z wyłączeniem ich z zasobów archiwum zakładowego i przekazaniu do Archiwum Państwowego.

    • Doradztwie w zakresie organizacji i funkcjonowania archiwów zakładowych i składnic akt.

    • Porządkowanie dokumentacji przedsiębiorstw i instytucji funkcjonujących, bądź będących w likwidacji lub upadłości.

    • Projektowaniu i wdrażaniu procedur obiegu dokumentów oraz normatywów kancelaryjno-archiwalnych.

    • Tworzeniu od podstaw archiwów zakładowych i składnic akt.

    • Brakowaniu przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej.

    • Odbiorze i niszczeniu papierowych, optycznych i magnetycznych nośników informacji – wystawienia certyfikatów zniszczenia. 

  • PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW FIRM ISTNIEJĄCYCH (OUSTOURCING)

    Jeżeli nie posiadacie Państwo powierzchni magazynowej na własne archiwa, przekazanie nam dokumentów jest idealnym rozwiązaniem. Naszym celem jest przede wszystkim ograniczenie ponoszonych przez Państwa kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów. Wydzielenie dodatkowego miejsca na składnice dokumentów, spełniającą odpowiednie warunki techniczne, to niewątpliwy dodatkowy koszt. Koszt nie tylko utrzymania, ogrzewania i zabezpieczenia dodatkowego pomieszczenia. To przede wszystkim koszt utraconych korzyści. Często pomieszczenie mogłoby być wykorzystane w sposób bardziej efektywny. W ramach usługi przechowywania dokumentów firm istniejących (oustourcing ) proponujemy:

    • Przechowywanie akt w pomieszczeniach odpowiednio do tego przygotowanych, spełniających wszelkie normy obowiązujące firmy wpisane na listę przechowawców

    • Zabezpieczenie akt przed dostępem osób nieupoważnionych w pomieszczeniach zabezpieczonych alarmem i systemem przeciwpożarowym.

    • Bezpłatne udostępnianie zasobów archiwalnych osobą upoważnionym

    • Skanowanie akt znajdujących się w przechowywanym zasobie w celu przesłania do klienta drogą elektroniczną potrzebnych materiałów

    • Analiza zasobów pod kątem kończenia się okresu przechowywania z wydrukiem i przedstawieniem spisu do podjęcia decyzji przez właściciela akt odnośnie ich dalszego przechowywania lub niszczenia.

    • Niszczenie akt zdeponowanych w archiwum po okresie obowiązkowego przechowywania wraz ze sporządzeniem protokołu niszczenia.

     

    Stosujemy następujące zabezpieczenia obiektów:

    • Instalacja alarmowa antywłamaniowa

    • Instalacja dymowa (pożarowa)

    • System gaśnic automatycznych

    • Drzwi przeciwpożarowe PE 120

  • PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW PODMIOTÓW ZLIKWIDOWANYCH BĄDŹ BĘDĄCYCH W LIKWIDACJI

    Archiwa Kujawsko-Pomorskie Sp. z o.o. wpisana jest pod nr 19 / 2014 w rejestrze przechowawców akt płacowych i osobowych prowadzonym przez Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. W 2015 r, na podstawie kontroli przeprowadzonej przez Urząd Marszałkowski w Toruniu, Spółka uzyskała pozytywną ocenę swojej działalności. Procedury formalne jakie Archiwum musiało spełnić, świadczą o odpowiednim przygotowaniu zaplecza technicznego do wieloletniego przechowywania powierzonej dokumentacji. Pozwalają również na profesjonalną i w pełni akceptowalną przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, obsługę byłych pracowników zlikwidowanych firm, których akta znajdują się w zasobach Archiwum. Wystawiane świadczenia o zatrudnieniu w upadłej firmie są akceptowalne przez ZUS tylko jeśli firma przechowująca, jest wpisana na listę przechowawców.

     

    Od początku funkcjonowania, Archiwum ściśle współpracujemy z osobami zajmującymi się likwidacją upadłych Spółek. Syndycy, prócz wsparcia księgowego i w razie potrzeby pomocy prawnej, mogą liczyć na elastyczne i dogodne formy rozliczeń finansowych. Brak płynności to problem, prowadzący często do oddalenia przez Sąd wniosku o upadłość. Stawki za wykonane usługi negocjujemy indywidualnie, dopasowując cennik do realnych możliwości klienta. Priorytetem prócz zadowolenia z dobrze wykonanej usługi, jest otwarcie drogi do stałej i wieloletniej współpracy.      

  • BEZPIECZNE NISZCZENIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

    Dokumentacja niearchiwalna, to dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązkowego okresu przechowywania została wybrakowana i przeznaczona do zniszczenia.

     

    Usługa niszczenia dokumentacji wybrakowanej, polega na bezpiecznej utylizacji. Niszczeniu podlegają zarówno dokumenty papierowe, jak i inne nośniki danych np. płyty cd.

     

    Po wydzieleniu przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej, sporządzamy niezbędne dokumenty dotyczące brakowania: spisy zdawczo odbiorcze, protokoły przekazania czy wnioski do właściwego Archiwum Państwowego.

     

    Państwo otrzymujecie, po wykonaniu przez nas usługi gwarancję potwierdzoną certyfikatem, że dokumenty zostały zniszczone w sposób poufny i profesjonalny.

  • TWORZENIE OD PODSTAW ORAZ DORADZANIE W ZAKRESIE ORGANIZACJI I FUNKCJONOWNIA ARCHIWÓW ZAKŁADOWYCH

    Archiwum zakładowe spełnia dwie funkcję: odciąża poszczególne komórki organizacyjne od dokumentacji, która jest już zbędna do bieżącego funkcjonowania, ale której okres obligatoryjnego przechowywania jeszcze nie upłynął oraz zabezpiecza i przechowuje, materiały archiwalne, które po upływie obowiązkowego czasu przechowywania trafiają do archiwum państwowego, bądź są brakowane.

    Do sprawnego funkcjonowania każdego archiwum zakładowego niezbędne są określone działania zakładu pracy, do których należy:

    • wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego,
    • zorganizowanie właściwego lokalu dla archiwum zakładowego oraz jego odpowiedniego wyposażenia,
    • przekazanie archiwum w ręce osoby przeszkolonej w zakresie archiwizacji i przygotowania akt do długoletniego przechowywania.

    Posiadanie sprawnie działającego archiwum zakładowego, to pewność zachowania materiałów archiwalnych w odpowiednim stanie przez cały okres przechowywania. Odpowiednio uporządkowane dokumenty zajmują znacznie mniej miejsca i łatwiej jest odszukać potrzebny dokument.
    Coraz częściej jednak, posiadanie archiwum jest wymogiem, przy ubieganiu się o nadanie certyfikatów jakości.

     

    W ramach usługi jesteśmy gotowi doradzić jak zaprojektować pomieszczenie magazynowe archiwum zakładowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, BHP, i ppoż. Przygotujemy instrukcję organizacji i działania archiwum zakładowego, oraz przeszkolimy pracownika wyznaczonego na stanowisko archiwisty zakładowego.
    Na indywidualne zapotrzebowanie klienta stworzymy procedury kancelaryjno-archiwalne, uwzględniające specyfikę działalności Państwa firmy. Instrukcja kancelaryjno archiwalna zawiera szczegółowe zasady postępowania z dokumentacją na wszystkich etapach jej obiegu.

  • PRZEJĘCIE ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

    Oddelegowanie pracownika posiadającego odpowiednie kwalifikacje w zakresie archiwizacji i przygotowania akt do długoletniego przechowywania, wiąże się z kosztami. Koszty zatrudnienia, czy szkolenie w zakresie archiwizacji, to wydatki, których można uniknąć.

     

    Proponujemy Państwu, usługę polegającą na przejęciu w opiekę waszego archiwum zakładowego. W zamian za comiesięczną opłatę ryczałtową, otrzymują Państwo pełen wachlarz usług z zakresu archiwizacji, i organizacji archiwum zakładowego. Usługa ta pozwoli uniknąć niepotrzebnych kosztów organizacyjnych. Da również gwarancję rzetelnej i profesjonalnie wykonanej usługi, gwarantowanej naszym doświadczeniem na rynku usług archiwistycznych.

© Archiwa Kujawsko-Pomorskie 2016. Wykonanie: Studio WWW | Tanie strony www

Szanowni Państwo, w ramach naszego serwisu stosujemy pliki cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce. Więcej informacji w Polityce Prywatności.

Akceptuję pliki cookies